PENGEMBANGAN OUTLINE

Setelah kita menyelesaikan outline pesan bisnis yang kita susun pada Modul 5, selanjutnya kita dapat memilih salah satu dari pola pengembangan outline berikut ini.

a. Pola Pesan Direct Request

Tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada butir yang dituju. Pola Direct Request dapat digunakan baik pada pesan yang berbentuk surat maupun memo. Misalnya, kita tertarik terhadap suatu pruduk baru dan kita ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka kita dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada butir yang dituju.

b. Pola Pesan Rutin, Good News, dan Goodwill

Jika kita memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap kita, para pembaca kemungkinan akan menjadi netral. Jika kita mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para pembaca akan senang mendengarnya. Jadi, pesan rutin, good news dan goodwill lebih cocok dengan menggunakan cara langsung.

c. Pola Pesan Bad News

Jika kita mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka pembaca kita umumnya akan kecewa atau tidak senang membacanya. Oleh karena itu, cara yang dapat diterapkan adalah cara tak langsung. Jika kita memiliki berita yang kurang menyenangkan (bad news), cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang lebih santun.

d. Pola Pesan Persuasif

Persuasif didefinisikan sebagai proses yang bersifat mempengaruhi pendapat, sikap, dan tindakan orang dengan menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang tersebut bertindak seperti atas kehendaknya sendiri.

Bila pembaca benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan yang kita sampaikan, maka pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan persuasif. Kita perlu membuka pikiran pembaca kita dengan melakukan upaya persuasif, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Kebanyakan pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat pola tersebut di atas. Namun, untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, informasional dan analitikal.

Secara umum, laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Yang termasuk ke dalam kategori informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.

Pesan informasional yang panjang jelas memiliki suatu tema pokok. Selanjutnya, dikembangkan ke dalam subtopik-subtopik yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya.

Pada umumnya, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal (secara analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu, adalah lebih sulit. Manakala tujuan kita adalah untuk melakukan kolaborasi dengan pembaca di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu. Kita harus memilih suatu pola yang memberikan argumen secara logis.

Incoming search terms:

This entry was posted in Kuliah Akuntansi. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *